Řízení firmy v době krize: Co jsme si odnesli po měsíci

Když COVID krize začala, z různých stran jsem slýchala, že konečně máme prostor se zastavit a zamyslet se nad svým dosavadním fungováním. A já nechápala, o čem to všichni mluví. I když ve firmě pracuji 11 let, na pozici CEO jsem byla 3 měsíce a měla pocit, že jsme z rychlíku přestoupili do šinkanzenu… Tolik toho bylo potřeba řešit. Dnes si říkám, kéž bych současné zkušenosti měla před měsícem a půl :)  

Pro sebe i pro další kolegy jsem proto sepsala klíčové poznatky nejen z fungování Hájedničky, ale i jiných firem. V tom chaosu na začátku se lehce něco zapomene. Na druhou stranu je až neuvěřitelné, jak rychle se dokážou firmy adaptovat na novou situaci díky tomu, že si správně nastaví priority a rozdělí úkoly. 

Věřím, že z této zkušenosti vyjdeme silnější, flexibilnější a také pokornější. 

Priorita č. 1: Lidé – Pokud vaši zaměstnanci budou v bezpečí, bude v bezpečí i váš business

Podle mě je nejdůležitější nečekat, až bude pozdě. Mě samotnou překvapilo, jak rychle byla firma schopna přejít na on-line fungování, a dnes si říkám, že jsme to vlastně mohli udělat o pár dní dřív. 

Naštěstí na nás nastalá situace ani tak neměla žádný dopad – všichni jsou zdraví :) 

Zpětně jsem si uvědomila, že člověk instinktivně postupuje podle Maslowovy pyramidy potřeb:  

• Zajistit základní fyziologické potřeby

Tím v tomto případě byla maximální ochrana zdraví. Ze začátku se nám osvědčilo sepsání základních pravidel pro home office, abychom nastavili jasná očekávání a připravili lidi na to, že se nebude jednat o krátkodobý stav, ale že se připravujeme na delší období v nových pracovních podmínkách. 

• Zajistit jistotu a bezpečí i při práci z domova

Myslím, že nejeden CEO rozvážel židle, monitory, stoly, klávesnice a nevím, co ještě :) 

Zásadním bodem bylo stanovení jednoho nástroje pro komunikaci a kolaborativní práci napříč firmou. Pro komunikaci s klienty dlouhodobě používáme Basecamp, ale nad volbou nástroje pro interní komunikaci jsme váhali už delší dobu. V nově vzniklé situaci nám toto rozhodnutí trvalo přesně 30 minut a kompletně celá firma hromadně přešla na TEAMS/Sharepoint. Naše trpělivá kolegyně Andy první týden strávila tím, že si s každým z nás osobně zavolala a řešila jeho technické problémy nebo uživatelskou nevědomost. Pokud ve firmě stále nemáte zavedený jeden hlavní komunikační nástroj, doporučuji vám projít si kompletní přehled nástrojů, kterou připravila společnost AIRA a prostě se pro jeden rozhodnout. 

Někteří naši kolegové se museli fyzicky dostavit do práce i během karantény. Chvíli jsme si lámali hlavu, jak zajistit jejich bezpečnost. Vím, že některé firmy objednávaly speciální taxislužbu. Takový postup pro nás ale nebyl nejvhodnější. Vymysleli jsme proto systém sdílených parkovacích míst pro ty, kdo do práce musí, ale nemají kde parkovat, a vytvořili jsme společný e-mail pro řidiče, které mohl kdokoliv poprosit o pomoc při odvozu do práce a zpátky. 

• Zajistit pocit sounáležitosti, přijetí a spolupatričnost

Již druhý den náš kolega Štěpán založil společnou Virtuální kuchyňku (kanál, kde každý může sdílet cokoliv) na platformě TEAMS, abychom nepřišli o sociální kontakt. A přiznám se, že mě přibývající příspěvky vždy dokázaly rozesmát. Dodnes kanál žije a propojuje kolegy nad krásnými tématy, jako jsou vaření, tipy na filmy nebo co dělat s dětmi :)

Poměrně rychle jsme přešli na virtuální obědy/snídaně/piva a samozřejmě udržujeme naše měsíční Closed Friday (setkání celé firmy) v on-line podobě. Kolegyně Lucka má  se svým týmem pravidelné meetingy „Proti trudomyslnosti”. 

Po týdnu jsme dospěli k tomu, že home office sice zní krásně, ale ne pro každého bylo jednoduché sžít se s novým režimem. Naše HR manažerka Gábina nabídla všem GroupM zaměstnancům individuální virtuální „posezení” nad tím, co teď lidi trápí, ale nechtějí to třeba řešit se svými nejbližšími nebo nadřízenými. 

Postupně jsme zjistili, že jdou hrát společenské i on-line deskové hry – tipy: https://en.boardgamearena.com/gamelist. 

• Podporovat potřebu uznání a úcty

Vypozorovala jsem, že jsme tento důležitý bod v prvních týdnech trochu opomíjeli. V zápalu pracovního nasazení a snaze zvládnout vše co nejrychleji a nejefektivněji jsme se soustředili na slabá místa a zapomněla jsem chválit ostatní, co svou práci odvedli opravdu skvěle.

Více než kdy jindy je právě v této době důležité vyzdvihovat pozitivní příklady, umět poděkovat a nebrat nadstandardní práci jako samozřejmost. 

• Podporovat potřebu seberealizace

Samovolně začaly vznikat projekty, do kterých se lidé mohli zapojit. Například šití roušek, zpracování analýz, brainstormingové schůzky nad klienty, příprava on-line školení, rychlé řešení klientských problémů tak, aby byli schopni reagovat na aktuální situaci, dokončení interních projektů a další.

Na co člověk zapomíná, je zajištění pocitu bezpečí a jistoty sám pro sebe. Neustále jsem si opakovala doporučení od Filipa Kahouna: „Nejprve nasaď kyslíkovou masku sobě“. V praxi to ale není tak jednoduché, zvlášť když se na vás valí tisíce požadavků a rozhodujete se na základě nejistých informací. První týden byl peklo, ale postupně jsem si vytvořila řád, který mi vyhovoval:

• V první řadě jsem si vytvořila takový režim, abych se neupracovala (k čemuž mám trochu sklony od narození). Začala jsem si psát seznam všeho, co chci následující týden zvládnout a v praxi pak pozorovala, co jsem skutečně schopna odpravit. Po dvou týdnech jsem už víceméně věděla, jak si nastavit nové priority a co raději delegovat. Člověk totiž nesmí chtít zvládnout všechno. 
• I když to může znít zvláštně, hned první týden jsem si zakázala číst zprávy v průběhu dne. Ze všech těch negativních článků a protichůdných komentářů se nejednomu zatočí hlava. Prostě jsem si řekla, že každý večer věnuji 10 minut čtení o tom, co je nejdůležitější pro business, a nebudu řešit to, co neovlivním. 
• Zjistila jsem, že mi vyhovuje určitý denní režim. Můj den (plus mínus 30 minut) vypadal následovně: 6:00 vstávat, 6:15 – 8:00 hluboká práce nebo běh, 8:00 – 9:00 snídaně s rodinou, 9:00 – 12:00 pravidelné cally, 12:00 – 13:00 oběd, 14:00 – 18:00 nepravidelné cally nebo práce, od 18:00 procházka s rodinou a následně čas pro ně nebo pro mne, 22:00 jít spát. 
• Dobře se mi přemýšlí při čtení nebo poté, kdy někdo sdílí své vlastní zkušenosti. Proto jsem si vyčlenila čas i na webináře, které se týkají leadershipu v krizi, nebo setkání s lidmi, kteří si o vedení chtějí povídat. Díky předcházejícím kontaktům si vlastně příležitosti našly mě a já jsem vděčná za to, že jsem je nemusela dlouho hledat :) 
• Jedním z nich byl webinář Síla distruptivního myšlení od ATAIRU, kde Martin Vohánka, CEO  Eurowagu, radil nenahlížet na novou skutečnost jako na krizi, ale jako na situaci, kdy buduji něco nového. A já si vlastně uvědomila, že mým cílem je udržet schopné lidi a postavit silnější firmu, která další podobnou situaci zvládne levou zadní :) A to mě strašně uklidnilo. 
• Neustále jsem si říkala, že je se na co těšit – každé ráno na snídani se synem, jít 2× do týdne běhat, cally s kamarády, filmy. Vlastně jsem toho stihla více než kdy předtím.
• Navíc mám velké štěstí, že jsme se s manželem doplňovali a psychicky podporovali. Pokud jeden potřeboval více prostoru pro sebe, ten druhý zajistil vše, co bylo třeba. 

Priorita č. 2: Klienti – Pochopte své klienty a ptejte se, co by jim teď mohlo pomoci

Komunikace, komunikace a zase komunikace. Na začátku je samozřejmostí kontaktovat každého klienta a informovat ho o vašem způsobu fungování nebo změnách, které podnikáte – jednak osobně, jednak na webu. Co se týče dalších kroků, s utříděním myšlenek mi nejvíce pomohl Roman Truhlář na webináři od Google: 

„Buďte zákazníkům blíž než doteď, abychom rozuměli, co potřebují. Naslouchejte jim, udělejte si rituály (kafe ve čtvrtek ráno). Jenom tak budeme schopni přizpůsobovat vaše služby.“‎

V tomto s ním naprosto souhlasím, protože je více než kdy jindy třeba řešit skutečný problém – někde jsou to finance, jinde změna strategie, někdy jde o to morálně podržet nebo propojit ty správné partnery. Přicházeli jsme s různými řešeními: 

• Zavedli jsme tzv. Brainstorming sessions, kam každý account svolal interní tým, který pracuje na konkrétním projektu, a k tomu pozval 3–4 kolegy navíc. Na začátku představil hlavní problém klienta a společně se zamysleli nad následujícími otázkami: 

Jakou příležitost pro klienta přináší online marketing? Jak je potřeba změnit priority v rámci komunikace s ohledem na nové skutečnosti?

Pokud by tato situace nikdy neskončila, jak si naši klienti udrží svůj business?

Jaký potenciál vidíme v komunikaci se zákazníky a v akvizici?

• Inspirovali jsme se od naší sesterské agentury MindShare a na týdenní bázi jsme do světa začali vysílat ta nejzajímavější data a studie, aby naši klienti měli nejaktuálnější informace o mediálním chování lidí, které jim mohou pomoci v rozhodování, co dál. Dokonce jsme zaznamenali interní rekord, kdy jednu studii klient otevřel celkem 39×. 

• Individuálně jsme pak jednotlivým klientům různě vycházeli vstříc v oblasti finanční spolupráce: odložené platby, snížené fee, krizové balíčky, služby navíc zdarma atd. 

Téměř obratem celá firma pochopila, že pokud tuto situaci neustojí naši klienti, neustojíme to ani my. 

Priorita č. 3: Finanční řízení ovlivňuje vaše kroky a je dobré na ně firmu připravit

A pak člověk jen počítá, počítá a přepočítává… První, k čemu jsem se snažila dobrat s pomocí account managerů, byl dopad současných změn. V hlavě mi naskakovaly různé scénáře, kam se může současná situace vyvíjet. Je důležité o těchto možnostech s lidmi mluvit, aby chápali následné kroky, které na jejich základě budete dělat. Nemusí s nimi souhlasit, ale pokud budou vědět, proč to děláte, budou je akceptovat. 

V této oblasti mi hodně pomohl webinář od Google ATP: Finance v době krize s Romanem Truhlářem, ze kterého jsem si odnesla 4 věci: 

• I když žijeme v době, kdy poptávky jsou nejisté, je potřeba udělat si na situaci svůj vlastní názor. „Když nebudete mít žádný názor, tak nebudete mít žádnou strategii.” Při této větě jsem si uvědomila svůj vlastní postoj ke konci krize a co je pro mě důležité. Přikláním se k názoru, že pokud se situace začne zlepšovat, bude to v září. A mým cílem je udělat vše pro to, abych ve firmě udržela schopné lidi. 

• Podobu předpokládaného vývoje firmy je důležité komunikovat napříč celou firmou – jak směrem k nadřízeným, tak i k jednotlivým lidem v týmu. Lidé přijmou veškeré změny, které děláte, mnohem snadněji, pokud ví, co vás k nim vedlo.

• V této době se velmi jednoduše můžete dostat do situace, kdy nezvládnete udržet všechny lidi v některých odděleních, případně nebudete moci vyjít vstříc všem svým klientům, protože by to mělo na vaši firmu zásadní existenční dopady. Zamyslete se, kdo vám pomůže tuto situaci ustát a následně rozvíjet business, a na ty se zaměřte. 

• Jak se pozná připravená firma na dobu krize:

Má hotovostní polštář, tedy zdravé cash-flow. Každý měsíc jí v určitou dobu zůstanou peníze na účtě. 

Ideálně má všechny náklady variabilní. I když v praxi je to nereálné, firma by se měla snažit převést co nejvíce nákladů z fixních na variabilní. S tím úzce souvisí i vyjednávání s dodavateli, které je potřeba kontaktovat a navrhnout jim, jak si současnou spolupráci představujete (banky, auta a parkování, nájem kanceláře a další)

Blízké vztahy se zákazníky. Pravidelně si voláte a komunikujete a děláte to přirozeně. 

Leadership. Semknutá a sehraná firma. Máte jasnou leadership strukturu (je mnohem důležitější mít jasno, na čem se dělat nemá a na čem se dělat má). Ze tří špatných variant musíte vybrat tu nejméně špatnou a vaši lidé na to musí být připraveni. 

Tato situace mě rozhodně přinutila přemýšlet o tom, kde jsou naše rezervy a kam se můžeme posunout. 

Priorita č. 4: Struktura firmy musí odpovídat novým potřebám 

Čím víc čas plynul, tím víc jsem si uvědomovala, jak se věci dají dělat i jinak a rychleji. A že je potřeba změnit strukturu firmy. Při přemýšlení nad firmou mi nejvíce pomohl webinář od Radky Dohnalové. Současnou situaci skvěle vystihla slovy „Přestaňte hledat správné odpovědi, začněte rychle hledat nové zkušenosti“ a položila několik otázek, nad kterými bylo dobré se zamyslet: 

• Čeho se obáváte?

O čem jste si mysleli, že by vaši firmu mohlo položit před 2 měsíci? 

Čeho se obáváte, že by mohlo vaši firmu zlikvidovat dnes? Jaká jsou vaše 3 největší rizika? 

• Pokud by nynější situace neměla skončit, jakým směrem by se měl váš business ubírat? 

Co je pro vás novou příležitostí?

Co děláte pro to, abyste co nerychleji získali nové zkušenosti? Zde mám na mysli nejen zlepšení interního fungování, ale i konkrétní služby a nový cenový model.

Co je  klíčové a udržitelné? Čemu má smysl se věnovat i v budoucnu? 

Jaké změny očekáváte v horizontu 5 let z pohledu firmy i chování zákazníků? 

• Bláznivé otázky

Zkuste si představit, že máme Crazy Friday, kde se můžete zeptat na cokoliv. Na co byste se zeptali?

Jaké otázky byste si před 2 měsíci nepoložili? 

• Jak si udržet lidi? 

Co demotivovalo vaše zaměstnance před 2 měsíci?

Co je demotivuje dnes?

Ke změnám se dá přistoupit různě. My jsme je rozdělili do dvou vln: 

• Quick wins: 

Rekvalifikace lidí. Díky tomu, že známe talenty svých lidí, jsme je byli schopni odhalit v oddělení, kde práce není, a podpořit s jejich pomocí oddělení jiné, kde naopak nestíhali. Ve finále jsme jeden téměř celý úvazek z P&B mohli naplnit prací pro Content a SEO. 

Přesun veřejných školení do onlinu. Ani ne za 2 týdny od prvotní myšlenky jsme mohli nabídnout naše nejúspěšnější školení v on-line verzi, přizpůsobené současné situaci a finančním možnostem lidí: https://www.h1.cz/skoleni. 

• Dlouhodobější změny se právě chystají, urychlili jsme ale rozhodovací proces. Nynější situace nás donutila už na nic nečekat a pustit se do změn, které jsme měli naplánované na později :) 

Priorita č. 5: Komunikace směrem ven a marketingové aktivity

Při tom všem vzniklo na trhu mnoho skvělých myšlenek, nápadů a projektů. I já jsem se do nich chtěla zapojit a podpořit je. Při zvážení časových možností firmy jsme se rozhodli soustředit svou pozornost na klienty a nabídnout jim pomoc ve druhé vlně, kdy nadšení ostatních trochu upadne. 

Sepsala jsem si však projekty, které se mi nesmírně líbí a moc jim fandím:

• Jdemeonline – podpora podnikům, pro které je přesun prodejů do onlinu nový svět. 

• Kolega Marek s kamarády vytvořili projekt https://www.zachranmisto.cz/. 

• Roivenue – dashboard pro podnikatele zdarma. 

• Jak pomoci v této situaci – doručení zboží, kterého je zapotřebí (zdravotnický materiál, jídlo pro zdravotníky, nákupy pro seniory) nebo například úschovna věcí, která zdarma nabídla měsíční úschovu studentům, kteří se museli vystěhovat z kolejí.

• Eurowag – balíček peněz každé osobě, která se sama rozhodne, kam je pošle na podporu krizové situace. 

• Rohlik.cz, který navázal nová partnerství a spustil Rohlikbistro.cz, kde pomáhá restauratérům a šéfkuchařům. Aby se dostal co nejvíce do povědomí, navázal spolupráci s hercem a influencerem Lukášem Hejlíkem, který se zabývá testováním bister a restaurací po celé ČR. 

• Fpohybu – spustili zdarma live stream, jak cvičit v kanceláři.

• Krásná je také aktivita https://zachranpivo.cz/. I když pivo nepiju, z oblíbených restaurací jsem se snažila objednávat alespoň 1× týdně. 

A jak si přizpůsobit marketingové plány? K tomu moji kolegové připravují samostatný článek. 

A co na závěr: Co si z tohoto měsíce a půl odnáším? 

Na čím pevnějších základech člověk a firma stojí, tím lépe zvládá i krizi. Krize pouze odhalí díry, které jsme včas nestihli zalepit. Pak je jen otázkou, jak proplout i s nimi. Nebo jak je co nejrychleji opravit. 

Ale tím nejdůležitějším je nebýt na všechno sám a mít kolem sebe lidi, kteří vás i v této době podrží. Za mě patří velké díky všem Hájedničkám i lidem, se kterými úzce spolupracujeme, zejména: 

• Google a jejich programům ATP. Z tohoto webináře neexistuje záznam, ale pokud byste chtěli, ráda vám nasdílím své poznámky (stačí napsat na e-mail veronika.buresova@h1.cz). 

• Atairu a jejich skvělým workshopům: Leadership ATAIRU: Síla Distruptivního myšlení.

A co vy byste doporučili sami sobě nebo svým mladším kolegům k tomu, jak podobnou krizi zvládnout?