PPC průvodce Excelem: Funkce, bez kterých se neobejdete

Ať už jste v onlinu naprostý nováček, nebo máte za sebou nějaký ten rok zkušeností, tak si můžete být jisti, že excelovských funkcí, které vám usnadní život, není nikdy dost.

Společně si ukážeme ty, které vám usnadní, zjednoduší, zefektivní a zrychlí práci, pokud je vaším denním chlebem práce s PPC systémy.

1. LEN / DÉLKA

Tato textová funkce pro vás jednoduše spočítá počet znaků v buňce. Což určitě využijete v momentě, kdy si připravujete inzeráty v Excelu. Navíc ji můžete ještě kombinovat s podmíněným formátováním. Třeba si dáte podmínku, že buňka má zčervenat, pokud je hodnota vyšší než povolený limit znaků.

Možnosti využití v PPC:

• Psaní inzerátů a hlídání jejich maximální délky

 

 

TIP: Přes správně nastavenou placenou reklamu přivedete na web relevantní návštěvnost ve všech fázích nákupního cyklu a je do posledního čísla měřitelná. Vše o kampaních ve vyhledávání, obsahové síti i na sítích sociálních, se dozvíte na našich školeních placených kampaní.

2. TRIM / PROČISTIT

Jak napovídá název funkce, pročistí text od přebytečných mezer mezi slovy, případně od mezer na začátku a na konci textu.

Možnosti využití v PPC:

Z některých systémů se data stáhnou s mezerou na začátku. Nebo naopak budete extrahovat jen některá slova z řetězce/věty a rázem se vám objeví mezery tam, kde být nemají. Tahle funkce vás ušetří zdlouhavé ruční práce.

Jak to funguje:

Použití funkce je velmi jednoduché: Za znak = napíšete funkci a označíte požadovanou buňku, kterou chcete očistit.

 

3. UPPER / VELKÁ vs. LOWER / MALÁ

Jednoduchá funkce, která vám veškerý text v buňce přetransformuje do kapitálek. Naopak funkce lower zase text přepíše do malých písmen.

Možnosti využití v PPC:

Využití pro tuto funkci najdete zase v textech: Například potřebujete všude zvětšit brand, případně se vám do rukou dostal report, kde všechna slova začínají velkým písmenem, ale vy je potřebujete mít všechna malá.

Jak to funguje:

Funkce jsou velmi jednoduché. Jak vidíte na příkladech, stačí označit buňku, ve které jsou hodnoty k úpravám. A pak stačí jen odentrovat.

4. LEFT / ZLEVA vs. RIGHT / ZPRAVA

Funkce LEFT neboli ZLEVA vybere první znak nebo znaky v textovém řetězci zleva, a to na základě zadaného počtu znaků. Funkce RIGHT funguje stejně, jen znaky bere z druhé strany.

Možnosti využití v PPC:

Tuhle funkci využijete, máme-li například složený název kampaně. A na začátku může být nějaký identifikátor. Ten pomocí této funkce oddělíte, a pak s ním můžete pracovat dál dle potřeb. Funkce vám pomůže i při rozkládání UTM parametrů.

Jak to funguje:

V uvedeném příkladu chceme vytáhnout pouze první 2 znaky z buňky z levé strany. Nadefinujeme si ve vzorci =LEFT(text;znaky). V příkladu H1.cz bude výsledkem “H1”.

5. CONCATENATE

Pomůže, když potřebujete spojovat větší množství slov a třeba tvořit kombinace, se kterými pak budete dále pracovat.

Možnosti využití v PPC:

• Funkci oceníte, máte-li složité pojmenování kampaní, které vychází například z interních potřeb firmy (tzv. naming convention).
• Pomůže i v momentě, kdy potřebujete připravit tzv. Produktové inzeráty/klíčová slova a nemáte možnost využití feedu. V takovém případě potřebujete Excel… a ideálně i tuto funkci.
• Usnadní i tvorbu UTM parametrů.

Jak to funguje:

Máte vlastně dvě možnosti, jak funkci využít. Buď budete spojovat obsahy buněk bez mezery (to nastiňuje první obrázek), nebo chcete mezi slova vkládat mezeru nebo spojku. Každý znak pak musíte oddělit uvozovkami.

 (txt). V tomto případě spojujete dvě buňky a mezi ně dáváte ještě spojku “a” a k tomu z každé strany mezeru.

6. =A1&" "&A2 (the & operátor)

Předešlou funkci concatenate můžete nahradit tzv. Concatenate operatorem. Ten funguje obdobně.

Možnosti využití v PPC:

Funkce vám může být nápomocná opět při skládání názvosloví nebo při kombinaci znaků a také při tvorbě UTM parametrů.

Jak to funguje:

Za znakem = označíte buňku, kterou chcete mít na prvním místě. K ní pak přidáte znak & a označíte další buňku, případně přidáte znaky stejně jako u concatenate funkce.

 

V následující funkci se setkáte se znakem $, který přidáme pomocí klávesy F4. Tento znak uzamkne buď sloupec, řádek, nebo obojí. Záleží před jakým parametrem stojí. Znak je pro vás důležitý, když chcete v rozkopírovaných funkcích zachovat buď data ze sloupce, nebo naopak z řádku, případně obojí.

7. SUBSTITUTE / DOSADIT

V určitých situacích se vám může hodit alternativa funkce “vyhledat a nahradit”. A tou je funkce SUBSTITUTE neboli DOSADIT.

Možnosti využití v PPC:

Když budete spojovat produktová klíčová slova s produktovými čísly, tak se může stát, že nedostanete čísla v požadovaném formátu. Budou zde přebývat znaky nebo mezery. V tento moment můžete využít tuto funkci. Nemusí se ale jednat jen o znaky. Nahrazovat můžete celá slova. Pomůže také například s dosazováním barev a velikostí při textaci inzerátů pro produkty v e-shopu.

Jak to funguje:

V uvedeném příkladu chceme na místo znaku tečky (.) dosadit pomlčku (-). Nadefinujeme si tedy ve vzorci =SUBSTITUTE(tex­t;starý;nový). V příkladu H1.cz bude výsledkem H1-cz.

8. SUBSTITUTE / DOSADIT & CONCATENATE

Pracovat můžete i s “kombem” obou funkcí. To abyste si nemysleli, že se každá funkce musí používat samostatně. Výhoda oproti operátoru “&” je ta, že nemusíte mít připravené další buňky, které chcete spojovat, ale požadavek napíšete přímo do funkce.

Možnosti využití v PPC:

Kombinace SUBSTITUTE a CONCATENATE je ideální pro použití při vytváření rozšířené volné shody klíčových slov, která obsahuje znak +.

Jak to funguje:

V uvedeném příkladu chceme dosadit znak ( +) před každé slovo v buňce (respektive nahradit jím mezeru mezi slovy). Nadefinujeme si ve vzorci (txt). V příkladu “rozšířená volná shoda” bude výsledkem +rozšířená +volná +shoda

9. SUM / SUMA

Co by to bylo za přehled, kdyby tady chyběl základ, a to je součet. Jen pozor, že neumí počítat skryté hodnoty: Pokud máte aplikované filtry, tak tahle funkce fungovat nebude.

Možnosti využití v PPC:

Využijete ji, kdykoli potřebujete sčítat čísla například v reportech.

Jak to funguje:

Tato funkce sčítá hodnoty, což znamená, že se musí hodnoty (tedy příslušné buňky) označit.

 

10. VLOOKUP / SVYHLEDAT

Funkce VLOOKUP neboli SVYHLEDAT přiřazuje hodnoty ze dvou či více tabulek. Měli bychom zmínit, že “V” v této funkci reprezentuje slovo vertical, což v české obdobě funkce znamená vyhledávání ve sloupci, proto SVYHLEDAT. Vyhledávat můžete ale i v řádcích, což je HLOOKUP (horizontaly), v češtině tedy funkce VVYHLEDAT.

Možnosti využití v PPC:

• Funkce pomůže při porovnání klíčových slov s vylučujícími klíčovými slovy v rámci kampaně či účtu. Nejčastěji jde o Sklik, protože v Google Ads nám s tím pomůže skript a také sám Google.
• Pomůže při reportingu: Například při porovnávání dat za určitá období pro danou kampaň.
• Usnadní přiřazení inzerátů novým skupinám či kampaním.
• Ulehčí spojování dat z různých systémů. Příkladem může být spojení kampaní s konverzemi ze CRM, kam se data posílají pomocí UTM parametrů.

Jak to funguje:

• =VLOOKUP(A3;$B$2:­$B$7;1;FALSE)
• Tímto vzorcem Excelu říkáme: Ze sloupce A vezmi slovo bazén. Podívej se do sloupce B, a pokud tam slovo najdeš, tak mi ho vrať ve sloupci C v příslušném řádku. To vidíte v řádcích 6 a 7.

11. IF / KDYŽ

Mezi ty náročnější, takzvané logické funkce, patří funkce “když”. Obecně se tato funkce vyznačuje tím, že testuje podmínku a vrací požadovaný výsledek.

Možnosti využití v PPC:

Můžete ji využít při tvorbě analýzy klíčových slov, ale také třeba u reportingu. Tam už se může kombinovat více funkcí a početních operací a můžete ji zkombinovat i s podmíněným formátováním.

Jak to funguje:

Znám hodně lidí, kteří si při používání této funkce povídají nahlas. To může znít jako: Pokud se buňka A23 rovná podmínce H1, tak je to pravda a opačně nepravda.

U více vložených funkcí “IF” už půjde tak trochu o pohádku s různými konci. Na tomto příkladu z reportu k meziročnímu srovnání vloženými funkcemi “IF” říkáme: Pokud je rok 2019 menší než 0, tak vrať hodnotu “nejsou data”. Zkrátka nemáte k čemu porovnávat rok 2020. Pak ale dáváte podmínky i pro srovnání roků 2020 a 2019. V prvním případě říkáte: Pokud je rok 2019 menší než 2020, tak vypočti procentuální nárůst. V další podmínce zase říkáte: Pokud je rok 2019 větší než 2020, tak spočítej pokles. A ve třetí podmínce říkáte, že když se čísla rovnají, má Excel vrátit hodnotu 0. Navíc jsou buňky ještě podmínkovány barvami: Zelená značí nárůst, červená pokles a stagnace je oranžově.

To znamená, že tady máme 4 vložené funkce.

 

BONUS: Vytažení barevného textu z buňky

Jistě se vám už stalo něco podobného: Otevřete e-mail a tam je zpráva od klienta se seznamem klíčových slov. Jenže ups… barevně označená klíčová slova si máte vytahat z vyhledávacích výrazů.

Situace tedy vypadá následovně:


Excel nativně nepodporuje filtraci či extrakci textu pomocí barvy, proto v tomto případě využijeme Microsoft Visual Basic for Applications (VBA):

1. Na čistém listu zmáčkněte Alt + F11, čímž se vám otevře okno aplikace VBA

2. Dále Insert > Module a zkopírujte následující kód

    (vzorec VBA – extrakce barevného textu.txt)

3. Uložte a zavřete okno VBA

4. Do prázdné buňky vložíme funkci =GetColorText(A1), kde A1 označuje buňku, ze které chceme extrahovat barevný text. Enter. A voilá!

TIP: Z textu můžete extrahovat jakoukoliv barvu pomocí specifikace vb ColorIndex v VBA kódu Color = vbRed

0 – Black, 1 – Blue, 2 – Green, 3 – Cyan, 4 – Red, 5 – Magenta, 6 – Yellow/Brown, 7 – White, 8 – Gray, 9 – Bright Blue, A – Bright Green, B – Bright Cyan, C – Bright Red, D – Bright Magenta, E – Bright Yellow, F – Bright White

A teď už jenom závěrem pár slov.

Občas uslyšíte od programátorů, že Excel je mrtvý nástroj. Nic lepšího ale zatím k mání není. Pokud stahujete exporty z reklamních systémů, tak si můžete vybrat buď Excel nebo CSV. Případně můžete pracovat s Google Sheets, kam si data z Excelu vykopírujete.

Bez Excelu se neobejdete ani při tvorbě klíčovky, struktury kampaní, inzerátů nebo při reportingu. Je to zkrátka nástroj bez kterého se PPCčkař neobejde a jeho základní znalost je nutností.

Ale v jednom s programátory musím souhlasit: Pokud jde něco zautomatizovat, tak to zautomatizujte. Zamyslete se nad tím, jak si práci ulehčit automatizací a ušetřený čas pak věnovat například rozvoji klienta po strategické stránce.